派遣会社からのメール返信の書き方ガイド
派遣を初めて経験する方や派遣経験が浅い方のなかには「派遣会社からのメールにどのように返信すればいいかわからない」と迷ってしまう人も多いかもしれません。
マナーを守ったメール返信は、派遣会社の担当者からの信頼を得るための重要な要素のひとつ。
「社会人として信用できる」という印象が得られれば、ビジネスマナーが重視される求人を紹介されやすくなるなど、仕事探しがよりスムーズに進むでしょう。
そこで本記事では派遣会社からのメール返信について、基本的なマナーやシチュエーション別のポイントを紹介します。
メール返信の基本的なマナー
派遣会社から送られてくるメールは、求職者からの返信を前提としているものが少なくありません。
とくに登録や面談・仕事紹介・選考に関するメールは、返信をしないと仕事に興味がないと判断されたり選考が滞ったりする可能性があるため、できるだけスピーディーに対応しましょう。
返信のタイミングは可能であれば当日中が理想。どれだけ遅くても24時間以内の返信を心がけます。
メールを送るときに悩むポイントとして、まず挙げられるのが「件名」です。
返信の場合、話題が変わらない限りは先方がつけた件名のまま変更しなくても問題ありません。
メール冒頭には派遣会社の名前と担当者名を記載して「お世話になります」「お世話になっております」と簡単な挨拶を続けます。
本文は長くなりすぎないように、過不足のない内容だけを簡潔に伝えるのがポイントです。
何かを依頼するときや相手の期待に添えないときなどにつける「クッション言葉」も重要なマナーのひとつ。
「お手数をおかけしますが」「恐縮ですが」「申し訳ありませんが」など状況に応じて適切な文言をはさみ、不躾な印象を与えないように配慮しましょう。
なお文面でのやり取りが面倒なときや説明が難しいときは、電話で伝えても構いません。
その場合、早朝・深夜などの時間帯は避け、派遣会社の営業時間に合わせるように心がけます。
シチュエーション別のメール返信
派遣会社の求人サイトから仕事に応募したあと、最初に届くのが派遣登録の案内メールです。
派遣登録は希望する仕事の条件や自身の職歴・スキルなどを担当者と共有するフェーズ。
派遣会社を訪問するパターンのほか、オンライン面接などで完結するパターンもあります。
その際、面談の日程調整のためにメール返信が必要になるケースが少なくありません。
いくつかの候補日が提示されている場合には「◯月◯日◯時よりお願いいたします」と希望の日時を返信するとともに、面談に関する不明点があれば忘れずに確認するようにしましょう。
先方から提示された日程でスケジュールを調整できないときやこちらから希望の日程を伝えるときは、複数の候補日を挙げると親切です。
派遣登録後は共有した希望条件をふまえて、派遣会社から仕事紹介のメールが届きます。
返信メールでは紹介された仕事に応募するか否かを簡潔に伝えます。
派遣求人は紹介から選考・採用までのスピード感が早いため、紹介された仕事に興味がある場合にはとくに迅速な返信を心がけるのがポイントです。
断りのメールを送るときは、具体的な理由も伝えるようにすると採用担当者が次の仕事紹介をしやすくなります。
応募をしたあとは就業先との「顔合わせ」に進むのが一般的。
派遣登録時と同様、希望日程の返信をするとともに、当日の持ち物や集合場所など不明点があれば漏らさず質問しましょう。
就業先との顔合わせ後は派遣会社から採用結果のメールが届き、問題なければそのまま契約に進みます。
就業後も担当者との関係は続くため「ご支援にいただきありがとうございます」など感謝の言葉を伝えおくと、気持ちよく仕事をスタートすることが可能です。
もしこのタイミングで仕事を辞退するときは、派遣会社はべつの候補者を探す必要が生じるためできるだけ早めに連絡をします。
辞退の理由を伝えるとともに「お時間を割いていただいたのに申し訳ありません」など謝罪の言葉を加えるとより丁寧でしょう。
就業先の希望に合わないときは不採用のメールが届くことも。
その場合は次の仕事紹介を見据えて、今後も仕事を探していく意思がある旨を伝えます。
以上、派遣会社からのメールに返信する際のマナーやポイントを紹介しました。
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