秘書経験者のための「キャリアを最大限に活かす」職務経歴書の構成術
秘書として培った経験は、単なる事務能力ではなく、組織を支える“縁の下の力”です。しかし、その価値を採用担当者に伝えるには、職務経歴書の構成と表現が重要になります。担当役員の
規模や調整力、臨機応変な対応などを具体的に示すことで、他の事務職と差別化が可能。この記事では、秘書経験者がキャリアを最大限に活かす職務経歴書の構成術と、職務要約・自己PRの例文を紹介します。
秘書経験者ならではの“強み”を整理する
まずは、秘書として経験してきた業務の棚卸と、そこで身に付けた強みやスキルの可視化を行いましょう。その手順を紹介します。
キャリアの棚卸と強み抽出
自身の業務を「どこで・誰に・何を・どのように」行ってきたかを整理しましょう。
例：
- 担当役員や部署の規模
- 会議や出張手配の件数
- 資料作成や来客応対の頻度
- 緊急対応や業務改善の事例
- 使用ツール・語学力・資格
秘書の仕事は「支える力」が中心です。特に臨機応変な判断や、複数部門をまたいだ調整など、成果が数字になりにくい部分も多いですが、できる限り具体的に言語化しましょう。
強みの分類と優先順位付け
抽出した強みを「調整力」「スケジュール管理」「正確性」「改善力」「語学力」などに分類し、応募先の業界・職種に合わせて優先順位をつけます。
単なるスキルの羅列ではなく、「応募企業が求める能力とどう結びつくか」「どんな成果が出せるのか」を意識することで、訴求力が高まります。
読み手を意識した「経歴書構成」と書き方
では実際に読み手となる採用担当者を意識した構成と書き方をレクチャーします。
構成テンプレート
おすすめの構成は以下の通りです：
- 職務要約（サマリー）
- 職務経歴（逆時系列）
- 強み・スキル
- 資格・ツール
- 自己PR
各社の業務欄に「【担当役員】【主要業務】【改善事例】」などの小見出しを付けると、内容が整理され、採用担当者に伝わりやすくなります。
表にしてもいいでしょう。どうしたら見やすいか、見栄えも意識してください。
職務要約（サマリー）の書き方
冒頭100〜120字で「経験年数×担当範囲×強み×志向性」を簡潔に示します。
例文
「8年間、取締役秘書として年間200件超の会議調整・出張手配を担当。複数部署との折衝を通じて業務効率化を実現。調整力と文書作成力を活かし、管理部門で貢献したい。」
短くても「何を」「どの規模で」「どう活かすか」が伝われば十分です。
実績・成果の書き方
成果はなるべく数値で表現します。
例：年間会議数・出張件数・改善率・ミス削減率など。
また、「背景→行動→結果（STAR法）」の流れで書くと説得力が増します。応募先の業務に関連する実績を中心に、過不足なく記載しましょう。
自己PRの書き方
自己PRは「強み→実績→活かし方」の順でまとめると効果的です。
例文
「複数部署との折衝を通じて培った先読み対応力が強みです。役員5名のスケジュール管理を行い、年間300件以上の調整を滞りなく遂行。調整遅延を40％改善しました。貴社でも部門間連携や資料品質向上を支え、組織全体の効率化に貢献したいと考えています。」
感情的な表現よりも、事実と成果を中心に構成し、応募先での活かし方を明確に伝えましょう。PREP法などを使い、分かりやすくて採用担当者が知りたくなるような情報を盛り込めるかがポイントです。
日テレ人材センターなら秘書経験を活かせます
秘書経験者が職務経歴書で自分の価値を伝えるには、構成と具体性が鍵です。まずキャリアを棚卸しし、強みを分類・優先化。その上で、職務要約→経歴→実績→自己PRの流れで、採用担当者が読みやすい構成に整えましょう。
秘書の仕事は“見えない貢献”の積み重ねです。言葉で可視化することで、あなたのキャリアはより大きな信頼と可能性へつながります。
日テレ人材センターには、秘書経験を存分に発揮できる案件も揃っています。ぜひ一度お問い合わせください。お待ちしています。
